Grip op het proces
Van procesmodel naar Cases
Knikkerbaan
Een case is een (aspirant) student die door het gemodelleerde proces gaat. Hierbij kan iedere case op zijn eigen manier door het proces gaan (als knikkers door een procesmodel). Als iemand zijn opdrachten niet heeft gemaakt, dan ontvangt hij een herinnering. Iemand die zijn opdrachten wel heeft gemaakt, mag naar de volgende stap in het proces. Het controleren en uitvoeren van deze acties wordt door het systeem gedaan. Als er een handeling van een medewerker nodig is, dan komt er een activiteit in zijn werkbak. Het systeem neemt op basis van het procesmodel de regie op zich zodat u grip heeft op alle cases.
Flexibele organisatiemodellering
Dat is real-time organisatie inrichting
Flexibele organisatiemodellering
Per medewerker-activiteit kan worden aangegeven wie wat mag uitvoeren. Voor het toekennen van deze rechten hoeft u slechts een vinkje te plaatsen bij de naam van de medewerker. Aanpassingen in de modellering worden real-time doorgevoerd. Dankzij de organisatiemodellering kunnen verschillende niveaus (afdelingen) binnen uw organisatie gebruik maken van hetzelfde procesmodel, maar met een eigen organisatie- inrichting
De werkbak
De Push & Pull werkwijze
Te verrichte handelingen via de werkbak
Op basis van rollen die een medewerker heeft, worden activiteiten aangeboden via een werkbak. Deze push methode heeft als voordeel dat werk actief wordt aangeboden zodat niet gezocht hoeft te worden via allerlei rapportages. Cases kunnen daarnaast altijd opgezocht worden wanneer de (aspirant) student belt met vragen over zijn case (pull methode).
Rapportages
Management informatie
Wacht op afhandeling
Deze rapportage geeft een totaalbeeld van ‘lopende’ cases binnen een proces. Je krijgt inzicht in de totalen per activiteit uit het proces. Door in te zoomen is het mogelijk om per activiteit de cases te zien en de tijd dat ze staan te wachten. Knelpunten worden zo snel een eenvoudig inzichtelijk.
Aantallen
Bekijk de totalen per activiteit van alle cases. Hoe vaak zijn welke activiteiten uitgevoerd, nogmaals uitgevoerd of zelfs overgeslagen. Dit geeft inzicht in mogelijke verbeteringen.
Streeftijden
Activiteiten en gehele proces zijn vaak gebonden aan doorlooptijden. Op basis van ingestelde streeftijden is het mogelijk om ‘visueel’ inzicht te krijgen in de afwijkingen. Ook extremen zijn hierdoor duidelijk herkenbaar en met 1 druk op de knop tot op case-niveau in te zien.
Proces flexibiliteit en logging
Managen van uitzonderingen
Ingrijpen op het proces
Het is niet mogelijk om alle uitzonderingen te modelleren in een procesmodel, omdat er dan een ‘spaghetti’ van verbindingen tussen de activiteiten zou ontstaan. Toch zullen er uitzonderingen optreden in de praktijk. Casehandler biedt de mogelijkheid om op het niveau van een activiteit in te kunnen grijpen. Denk aan het overslaan of opnieuw kunnen uitvoeren van activiteiten. Per activiteit is instelbaar wie mag ingrijpen. Dit zorgt voor maximale flexibiliteit op de werkvloer.
Dankzij de uitgebreide logging is altijd inzichtelijk wie, wat heeft aangepast en wanneer (audit trail).
Output manager
Zelf managen van de output
Communicatie
Onderdeel van veel processen is communicatie met de cliënt. Denk aan bevestigingen, uitzetten van acties/ vragen of het sturen van reminders. In Casehandler kunt u zelf de mails samenstellen en opmaken. Daarbij is het zelfs mogelijk om velden die in een case gebruikt worden automatisch te vullen (mail-merge). Denk in dit kader aan Beste {{naam}},
Zaaksysteem
Zaakgericht werken
Cases zijn zaken
Casehandler kan ingezet worden als een zogenaamd zaaksysteem.
- De cliënt wordt betrokken en is onderdeel van het proces
- Eenvoudig inzicht in de status en welke activiteiten actief zijn en bij wie
- Automatische signalering, notificaties en bewaking van doorlooptijden
- Ondersteuning voor de medewerker bij de uitvoering van zijn taken
- Alle relevante informatie van de zaak digitaal beschikbaar op basis van autorisatie
- Delen van zaakinformatie en inzicht in eerdere zaken van een cliënt
- Aandacht en optimalisatie van het proces
Enkele overige kenmerken
Single Sign On
Surfconext inlog is beschikbaar en direct te implementeren. Zowel in de cloudversie als op uw eigen servers.
Koppelingen
Casehandler is een open systeem. Wij kunnen integraties maken met uw bestaande systemen. Hiervoor hebben wij bijvoorbeeld webservices en een API-set beschikbaar.
Cloud óf intern
Casehandler is beschikbaar als Cloud service. Maar kan ook op uw eigen netwerk geïnstalleerd worden.
Excel export
Data van cases kan ‘gedumpt’ worden naar een Excel bestand.